Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op de nemen in de begroting en de jaarrekening. De meeste van deze indicatoren zijn te vinden op www.waarstaatjegemeente.nl, onder het dashboard “Besluit Begroting en Verantwoording”. Dat geldt niet voor de beleidsindicatoren op het gebied van bedrijfsvoering. Hiervoor is geen landelijke bron beschikbaar. Deze indicatoren  zijn gebaseerd op eigen gemeentelijke informatie.

In deze paragraaf worden de beleidsindicatoren bedrijfsvoering gepresenteerd en nader toegelicht.

1+2 Formatie en bezetting
De gepresenteerde fte's zijn exclusief formatie en bezetting van B&W, Raad en Raadsgriffie. De begrote formatie geeft een doorkijk naar de ontwikkeling van formatie in fte conform de huidige meerjarenbegroting. Voor de personele bezetting is uitgegaan van een bezetting die gelijk zal zijn aan de formatieomvang. In de formatie wordt geen expliciet onderscheid gemaakt tussen fte formatie werken voor derden       ( bijvoorbeeld Werkplein Venlo-Venray)  en fte formatie van Venlo zelf.

3. Externe inhuur
Jaarlijks wordt een relatief klein gedeelte aan inhuur vooraf ook als specifieke inhuurpost begroot. Binnen de personeelsbegroting kan, afhankelijk van te maken capaciteitskeuzes, een gedeelte van het loonkostenbudget van een team worden besteed aan inhuur in plaats van reguliere bezetting op basis van een aanstelling. Hiervan is met name sprake bij piekbelastingen, vervanging in verband met ziekte of tijdelijke formatieplaatsen; de zogenaamde flexibele schil. Capaciteitsvragen worden door de HR desk centraal worden getoetst en intern geprioriteerd. Inhuur is hierbij het laatste alternatief.  
4. Overhead
Onder de overheadkosten vallen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Met het primair proces worden de activiteiten bedoeld die rechtstreeks een bijdrage leveren aan de totstandkoming van de producten en diensten voor onze burgers en bedrijven.

Het inzichtelijk maken van de overhead volgt uit de vernieuwing van het BBV. De komende jaren kunnen we op basis van ervaringscijfers en vergelijking met andere gemeenten een inhoudelijke analyse maken van de uitkomsten van deze indicator.

5. Apparaatskosten
De apparaatskosten bestaan uit de loonkosten voor het ambtelijk apparaat, de inhuur en de totale kosten voor overhead. Kosten voor diensten die zijn uitbesteed, zoals de belastingsamenwerking BSGW vallen niet onder de apparaatskosten. Gemeenten die veel diensten uitbesteden hebben dan ook naar verwachting relatief lage apparaatskosten ten opzichte van gemeenten met weinig uitbestede taken. De dalende lijn in de apparaatskosten per inwoner wordt met name veroorzaakt door de afname van de formatie.

6. Personeelskosten problematiek projecten

De gemeente Venlo voert op dit moment ongeveer 65 fysiek-ruimtelijke en maatschappelijke projecten uit. De inzet van medewerkers die werkzaamheden doen om deze projecten te kunnen realiseren wordt gefinancierd uit de beschikbaar gestelde projectkredieten. Daarnaast levert het verantwoordelijke team capaciteit voor projecten en trajecten die voortvloeien uit algemene organisatiedoelstellingen. De verantwoording van deze uren verloopt doorgaans via de algemene reserve van het grondbedrijf. Deze wijze van financiering leidt echter steeds meer tot knelpunten en onduidelijkheid in relatie tot de bestuurlijke ambities en organisatorische randvoorwaarden. Concreet is er te weinig dekking vanuit de projectkredieten voor de personeelskosten van de projectmedewerkers. Het afgelopen jaar is er gewerkt aan een analyse  van deze problematiek. Gegeven de uitkomsten hiervan hebben wij besloten u in deze begroting een voorstel te doen om deze problematiek nu, na jaren van vooruit schuiven, ook in financiële zin op te lossen.