De hiervoor beschreven ambities en doelstellingen reiken verder dan het begrotingsjaar 2019. Om deze langere termijn ambities waar te kunnen maken, leveren we in 2019 op hoofdlijnen de volgende inspanningen:

Goed vertegenwoordigen van belangen burgers en bedrijven
College

Het bevorderen van “excellent bestuur” vraagt van het college van B&W een permanente inspanning om in gesprek met inwoners, instellingen en bedrijfsleven samen te werken aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Dat is o0k een belangrijke ambitie van het college dat in 2018 is aangetreden. Meer nog dan in het verleden zal het gemeentebestuur rekening moeten houden met de behoeften, wensen en mogelijkheden van de gemeenschap zelf. Ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en expertise.

Het jaar 2019 zal ook het eerste volledige begrotingsjaar zijn waarbinnen we werken met de in 2018 ingevoerde wijze van programmatisch werken. Wij verwachten u in december 2018 een eerste begrotingswijziging te kunnen voorleggen met daarin een aangepaste programma-indeling. Zo voorkomen we dat we in 2019 met twee verschillende indelingen naast elkaar moeten werken. Uw auditcommissie betrekken wij hierbij.

In 2019 zal er, net als de afgelopen jaren, opnieuw een omgevingsanalyse verschijnen om zo de gemeenteraad in staat te stellen zich een goed beeld te vormen over de actuele en meest urgente opgaven. In de regio Venlo wordt in 2019 onderzocht of de  in 2017 in Venlo geïntroduceerde samenwerkingswijzer ook in de regio kan worden geïntroduceerd. Dit maakt onderlinge vergelijkbaarheid en uitwisseling van gegevens een stuk eenvoudiger.

Werkwijze gemeenteraad

In het licht van de wijzigende kaders in de relatie tussen inwoners, organisaties en bestuur (horizontalisering, participatie enz.) wil de gemeenteraad de samenleving in positie brengen.

De lijn die de in maart 2018 aangetreden raad voor ogen heeft, is een gemeenteraad die teneinde goede afwegingen te kunnen maken op verschillende manieren het contact met de stad actief opzoekt (off- en online), zelf de regie houdt, belangrijke maatschappelijke vraagstukken eigenstandig agendeert, frequent de wijken en kernen ingaat vanuit het principe “de stad is van de bewoners en de bewoner is de deskundige van de straat” en buiten het stadhuis peilt wat de inspanningen van de gemeente hebben opgeleverd.

In die lijn wordt een vervolg gegeven aan het werken met de Strategische Raadsagenda en wil de raad maandelijks de boer op, bewoners en stakeholders actief uitnodigen voor  raadsbijeenkomsten:  “luisteren naar wat er in de samenleving gebeurt opdat je goede besluiten kunt nemen”, want dat is wat de bewoners van Venlo van de raad verwachten.

De uitdaging voor de volksvertegenwoordiging is om méér te zijn dan alleen ‘besluitvormingsmachine’. Om door te kunnen groeien wil de raad ook maatschappelijke kwesties agenderen en verbindingen leggen met inwoners en partners in stad en regio. In deze lijn past ook een geleidelijke verschuiving van controle via de bureaucratische cyclus van planning & control naar publieke verantwoording.

Organisatieontwikkeling

De route van een organisatie met duidelijk onderscheiden afdelingen, teams en clusters loopt in Venlo via de vijf sporen sturing, dienstverlening, aantrekkelijk werkgeverschap, innovatie en vakmanschap. Daarnaast zetten we in op programmatisch werken om zo de onderlinge samenhang tussen onze activiteiten en de externe oriëntatie en sturing verder te verbeteren. We ambiëren een hoog niveau van publieke dienstverlening: daartoe kiezen we nadrukkelijk voor wijkgericht en klantgericht werken. Afhankelijk van de (politieke) opdracht pakken we een regisserende en/of faciliterende rol. We richten onze blik nadrukkelijk ook naar buiten: we trachten partners, publiek én privaat, te motiveren om al of niet gezamenlijk maatschappelijke doelen na te streven. En ook onze inwoners stimuleren we tot samenwerking, eigen initiatief en zelfwerkzaamheid.

Binnen het programma is ook het onderwerp 'Duitsland' ondergebracht. Daarmee is in 2018 een start gemaakt met de positionering van een adviseur binnen de Concernstaf van onze organisatie en een doorstart van raadswerkgroep De Grens. In onze meerjarenbegroting hebben wij structureel middelen opgenomen voor formatie en materiele uitgaven. Wij willen 2019 gebruiken om de agenda verder aan te scherpen en hebben, omwille van de budgettaire druk, eenmalig het beschikbaar gestelde budget met €20.000,- verminderd.

Bereikbaarheid als speerpunt van verbeterde dienstverlening
De financiële omstandigheden maken het noodzakelijk scherpe keuzes te maken als het gaat om het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening. Gezien de grote impact van een als onvoldoende ervaren (telefonische) bereikbaarheid, kiezen we ervoor de verbetering daarvan als speerpunt te nemen in 2019 en volgende jaren. Dit betekent tegelijkertijd dat we op andere onderdelen van onze dienstverlening een doelmatige en sobere inrichting nastreven. Daarbij kan de kritische ondergrens worden opgezocht.

Verzorgen van adequate informatievoorziening aan burgers en bedrijven

De kwaliteit van onze telefonische dienstverlening blijft achter wanneer we deze afzetten tegen de branchenormen. Met name de wachttijden moeten omlaag. In 2018 zijn we daarom gestart met een verbetertraject in ons klantcontactcenter (KCC), door te investeren in medewerker, proces- en systeem. In 2019 gaan we daarmee door. Voor burgers en bedrijven moet deze investering merkbaar leiden tot een betere telefonische bereikbaarheid. Kortere wachttijden, meer service, minder doorverbinden.

Het gebruik van digitale kanalen blijft toenemen. Voor de gemeentelijke dienstverlening zien we dat onder meer in het aantal inkomende e-mails, aanvragen via de website en WhatsApp berichten.

Beheren van en informeren over archiefstukken

Het Gemeentearchief verzorgt het beheer over archiefstukken op een adequate wijze conform de Archiefwet 1995. Vanwege veranderende behoeften binnen de eigen organisatie en bij het publiek gebeurt dat steeds meer digitaal. Vanwege de beperkte beschikbare middelen verlopen de ontwikkelingen, zowel op het terrein van beheer als wat betreft dienstverlening, in een lager tempo dan wenselijk.

Verzorgen van goede dienstverlening aan burgers en bedrijven

Dienstverlening bij burgerzaken kent interessante ontwikkelingen. Eén van de belangrijkste is de toenemende digitalisering. Het face-to-face contact met klanten wordt minder. Tegelijkertijd wordt persoonlijk contact en ontmoeten steeds belangrijker om aan vertrouwen en betrokkenheid en een duurzame relatie met onze inwoners te werken. De uitdaging bij Levenszaken is het vinden van een goede balans in het spanningsveld van optimale dienstverlening, kwaliteit van persoonsgegevens, privacy, beveiliging en fraudebestrijding.

In de aankomende vijf jaar, van maart 2019 tot maart 2024, zullen wij, net als alle Nederlandse gemeenten, beduidend minder paspoorten en identiteitsbewijzen verstrekken. Deze zogenoemde reisdocumentendip is het gevolg van het besluit in 2014 om de geldigheid van reisdocumenten te verlengen van 5 naar 10 jaar.

We zullen de komende jaren een verhoogde aandacht hebben voor het verbeteren van adreskwaliteit in de Basisregistratie Personen (BRP). Dit is nodig om misbruik van adresafhankelijke regelingen tegen te gaan.

Venlo is momenteel een van de grootste RNI-gemeenten (Registratie Niet-Ingezetenen) van Nederland. Wij zorgen ervoor dat niet-ingezetenen zich kunnen inschrijven zodat ze kunnen deelnemen aan het maatschappelijk verkeer in Nederland, bijvoorbeeld voor het verrichten van seizoensarbeid. Wil Venlo ook in 2019 en volgende jaren RNI-gemeente blijven, dan is het nodig hiervoor in 2018 een nieuw convenant te tekenen.

Bevorderen van regionale samenwerking vanuit centrumfunctie

Voor het realiseren van onze maatschappelijke opgaven zoeken wij vaak regionale samenwerkingspartners. In 2019 zetten we in op:

1. bevorderen samenwerking Regio Venlo
De Regio Venlo is een samenwerkingsverband van de acht Noord-Limburgse gemeenten, gericht op het gezamenlijk realiseren van de opgaven en ambities zoals geformuleerd in de strategische visie ‘Regio in Balans’ uit 2012. De Regio Venlo kent geen aparte (uitvoerings)organisatie. Jaarlijks stellen alle deelnemende gemeenten een bedrag van € 4,- per inwoner beschikbaar voor prioritaire regionale projecten en activiteiten. In de periode 2017 t/m 2019 stellen de deelnemende gemeenten daarnaast een bedrag van € 1,28 per inwoner (uit innovatiemiddelen) extra beschikbaar. Deze innovatiemiddelen worden - conform afspraken met de provincie - ingezet voor innovatieve projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van de Brightlands Campus Greenport Venlo.
In 2019 wordt de strategische regiovisie onder onze regie herijkt en wordt een nieuw uitvoeringsprogramma uitgewerkt, met daarin de concrete samenwerkingsprojecten en activiteiten voor de komende vier jaar.

2. bevorderen samenwerking Venlo-Venray-Horst aan de Maas

In 2015 hebben de gemeenten Venray en Venlo een bestuursopdracht vastgesteld om de samenwerking te intensiveren. Gemeenten werken samen omdat ze gezamenlijke opgaven hebben en om kennis en kunde te verdelen, de flexibiliteit te vergroten en om er samen financieel beter van te worden. Voor beleidsmatige thema’s wordt gebruik gemaakt van de Regio Venlo samenwerking. Voor wat betreft bedrijfsvoering hebben Venlo, Venray en Horst aan de Maas vijf thema's uitgewerkt: gegevenshuis, shared services, HR, KCC en ICT. De drie gemeenten hebben overeenstemming bereikt over de gezamenlijke ambities op deze thema’s en de te volgen strategie hoe dit te bereiken. Er zijn kwartiermakersopdrachten geformuleerd en de kwartiermakers zijn aan de slag met de concrete uitwerking van deze ambities in businesscases. 3. bevorderen samenwerking Noord- en Midden-Limburg
De gemeenten in Noord- en Midden Limburg hebben veel met elkaar gemeen. Vanuit de bestuursopdracht internationale zaken Noord- en Midden-Limburg wordt de komende periode geïnvesteerd in kennisdeling, het afstemmen van beleidsagenda’s en gezamenlijke lobby.

Betrokkenheid verbonden partijen
Onze doelstelling om regionale samenwerking te bevorderen staat of valt bij de relaties met onze samenwerkingspartners. Het gaat hierbij voornamelijk om andere (regio)gemeenten die hierboven zijn benoemd.